Wisselen van accountant: stappen, timing en kosten

De meeste ondernemers wisselen niet van accountant omdat er iets misgaat, maar omdat er jarenlang niets gebeurt: de jaarrekening komt in september, vragen worden traag beantwoord en er wordt nooit uit zichzelf iets gemeld. De drempel om over te stappen zit zelden in de techniek. Die zit in de angst dat er iets kwijtraakt, dat je twee keer betaalt of dat je midden in een aangifte zonder partij komt te zitten.

Hoe een overstap praktisch verloopt

Je hoeft geen reden op te geven en er is geen toestemming nodig van je huidige kantoor. De volgorde die het minst misgaat is deze: eerst de nieuwe partij kiezen en de opdracht vastleggen, dan pas schriftelijk opzeggen. Zolang er niets is opgezegd, blijft er iemand verantwoordelijk voor lopende termijnen.

Na de opzegging stuurt de nieuwe accountant een collegiaal verzoek aan de oude: het zogeheten confraterneel overleg. Daarin wordt gevraagd of er bezwaren zijn tegen de overname en wordt het dossier opgevraagd. Dat dossier bestaat uit de laatste jaarrekeningen, de fiscale aangiftes, de openingsbalans en de specificaties daarbij. De administratie zelf is van jou; het werkdossier van de accountant is dat niet, al wordt in de praktijk vrijwel altijd overgedragen wat nodig is om verder te kunnen.

Wat je zelf regelt: de machtigingen bij de Belastingdienst intrekken en opnieuw afgeven, toegang tot je boekhoudpakket overzetten of de licentie op eigen naam zetten, en controleren wie er nog gemachtigd is bij de Kamer van Koophandel voor het deponeren.

Welk moment het minst kost

Het patroon: hoe completer het laatst afgeronde jaar, hoe goedkoper de overstap. Een nieuwe partij die een vastgestelde jaarrekening en een sluitende openingsbalans krijgt aangereikt, hoeft niets te reconstrueren. Wie midden in een aangifte overstapt, betaalt de inwerktijd twee keer: één keer aan de partij die stopt en één keer aan de partij die begint.

Waar de kosten uit bestaan

Vier vragen die je stelt voordat je opzegt

Stel ze aan elke partij die je overweegt, en let vooral op of het antwoord concreet is.

• Wie doet het werk en wie spreek ik als ik bel? Bij veel kantoren is de partner die het gesprek voert niet degene die je dossier daarna aanraakt.
• Wat hoor ik van jullie tussen de aangiftemomenten door, en op eigen initiatief? Hier valt het verschil tussen administratie en regie.
• Wat kost een jaar bij jullie, inclusief het meerwerk dat vorig jaar bij anderen ontstond? Vraag naar de nacalculatie van vergelijkbare klanten, niet naar het instaptarief.
• Wat neem ik mee als ik over drie jaar weer vertrek? Een partij die daar ontspannen op antwoordt, houdt je dossier ook onderweg op orde.

Waar de grens ligt van dit artikel

Dit beschrijft de gangbare gang van zaken bij een MKB-onderneming zonder wettelijke controleplicht. Bij een controleplichtige organisatie, een lopend geschil, een faillissementsdreiging of een tuchtklacht gelden aanvullende regels en is de overdracht aanzienlijk complexer. De bedragen zijn indicaties uit de markt, geen tarieven van IEYE, en lopen per regio en kantoortype sterk uiteen. Wat er precies overgedragen moet worden, staat in je opdrachtbevestiging: lees die eerst.

Bronnen

• NBA — vragen en antwoorden over de beroepsregels
• KVK — jaarrekening deponeren
• Belastingdienst — machtigen en machtiging intrekken